1. Préambule

MS Procédures attache une importance particulière à la confidentialité, à la sécurité et à la protection des données personnelles des utilisateurs, prospects, clients, étudiants, parents, partenaires et personnes accompagnées.

La présente politique de confidentialité a pour objectif d’expliquer, de manière claire et transparente, comment MS Procédures collecte, utilise, conserve, protège et partage les données personnelles dans le cadre de ses activités.

MS Procédures propose des prestations privées d’accompagnement administratif, documentaire et stratégique, notamment dans les domaines suivants :

• projet d’études en France ;
• admission en université, école privée, grande école ou formation spécialisée ;
• démarches Parcoursup, Campus France et candidatures directes ;
• demandes de visas ;
• titres de séjour ;
• renouvellements de titres de séjour ;
• changements de statut ;
• autorisations de travail ;
• DCEM ;
• régularisation des personnes sans papiers ;
• naturalisation française ;
• regroupement familial ;
• recherche de logement ;
• solutions de garants ;
• accompagnement à l’arrivée en France ;
• démarches administratives du quotidien.

Dans le cadre de ces prestations, MS Procédures peut être amenée à traiter des données personnelles, parfois sensibles, strictement nécessaires à l’analyse, à la préparation, à l’organisation et au suivi des dossiers.

La présente politique est établie conformément au Règlement (UE) 2016/679, dit Règlement général sur la protection des données, et à la loi Informatique et Libertés modifiée.

La politique de cookies, lorsqu’elle existe, fait l’objet d’un document ou d’un bandeau de gestion distinct.

2. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données personnelles est :

MS Procédures
Structure privée d’accompagnement administratif et documentaire
Directrice : Madame Sophia MAI
Site internet : https://ms-procedures.com
Adresse du siège : [à compléter]
SIREN / SIRET / RCS : [à compléter]
Email de contact : [à compléter]
Téléphone : [à compléter]

Pour toute question relative aux données personnelles, l’utilisateur peut contacter MS Procédures :

Email dédié aux données personnelles : contact@ms-procedures.com

Adresse postale : 14 rue Xavier Privas, 75005 Paris

3. Principes appliqués par MS Procédures

MS Procédures s’engage à respecter les principes suivants :

Licéité, loyauté et transparence

Les données personnelles sont collectées et traitées uniquement dans un cadre légal, transparent et compréhensible pour la personne concernée.

Finalités déterminées

Les données sont collectées pour des objectifs précis : traitement des demandes, création d’espace client, accompagnement administratif, suivi de dossier, facturation, relation client, sécurité et respect des obligations légales.

Minimisation des données

MS Procédures ne collecte que les informations nécessaires à l’analyse de la situation et à l’exécution de l’accompagnement demandé.

Exactitude des données

Les utilisateurs et clients sont invités à transmettre des informations exactes, complètes et actualisées.

Durée limitée de conservation

Les données sont conservées pendant une durée proportionnée aux finalités poursuivies et aux obligations légales applicables.

Sécurité et confidentialité

MS Procédures met en œuvre des mesures raisonnables de sécurité afin de protéger les données contre l’accès non autorisé, la perte, l’altération, la divulgation ou l’utilisation abusive.

4. Données collectées

MS Procédures peut collecter différentes catégories de données selon le profil de l’utilisateur, le service demandé et l’état d’avancement du dossier.

4.1 Données d’identification et de contact

Peuvent être collectés :

• nom ;
• prénom ;
• date de naissance ;
• lieu de naissance ;
• nationalité ;
• pays de résidence ;
• ville de résidence ;
• adresse postale ;
• adresse email ;
• indicatif téléphonique ;
• numéro de téléphone ;
• numéro WhatsApp ;
• copie d’une pièce d’identité lorsque nécessaire ;
• photographie d’identité lorsque nécessaire.

Finalités : identifier la personne, répondre à sa demande, créer son espace, assurer le suivi du dossier, communiquer avec elle et préparer les démarches sollicitées.

4.2 Données de création de compte et espace client

Peuvent être collectés :

• adresse email ;
• mot de passe chiffré ou sécurisé ;
• identifiants internes ;
• profil sélectionné ;
• code de parrainage ;
• historique de connexion ;
• informations de suivi du dossier.

Finalités : permettre la création et l’accès à l’espace client, sécuriser le compte, suivre les demandes et faciliter la relation avec MS Procédures.

4.3 Données relatives au projet d’études

Peuvent être collectés :

• niveau d’études ;
• diplômes ;
• relevés de notes ;
• certificats de scolarité ;
• année d’obtention du baccalauréat ;
• établissement d’origine ;
• domaine d’études souhaité ;
• projet professionnel ;
• CV ;
• lettre de motivation ;
• projet d’études ;
• expériences professionnelles ou stages ;
• interruptions d’études ;
• refus d’admission ;
• refus de visa étudiant ;
• choix de villes ou d’établissements.

Finalités : analyser le profil académique, préparer un projet d’études, accompagner les candidatures, aider à l’orientation et organiser les documents nécessaires.

4.4 Données relatives aux visas

Peuvent être collectés :

• passeport ;
• visa antérieur ;
• refus de visa ;
• admission ou préinscription ;
• justificatifs financiers ;
• justificatifs de garant ;
• justificatifs d’hébergement ;
• assurance ;
• motif du séjour ;
• documents familiaux ;
• documents professionnels ;
• rendez-vous consulaire ou centre de dépôt ;
• documents France-Visas, VFS, TLS ou autres organismes.

Finalités : préparer, organiser et vérifier la cohérence administrative du dossier visa.

4.5 Données relatives au séjour et au droit des étrangers

Peuvent être collectés :

• titre de séjour ;
• récépissé ;
• visa long séjour ;
• attestation ANEF ;
• décision préfectorale ;
• OQTF ;
• refus de titre de séjour ;
• demande de pièces complémentaires ;
• autorisation de travail ;
• DCEM ;
• justificatifs de présence en France ;
• justificatifs de domicile ;
• justificatifs professionnels ;
• justificatifs familiaux ;
• justificatifs scolaires ;
• justificatifs médicaux lorsque strictement nécessaires ;
• éléments relatifs à une demande de régularisation, naturalisation ou regroupement familial.

Finalités : accompagner la préparation administrative des démarches relatives au séjour, à la régularisation, à la naturalisation, au regroupement familial ou aux démarches préfectorales.

4.6 Données relatives au logement et à l’installation

Peuvent être collectés :

• ville d’arrivée ;
• budget logement ;
• date prévue d’arrivée ;
• type de logement recherché ;
• documents financiers ;
• justificatifs de garant ;
• admission ou certificat de scolarité ;
• documents nécessaires au dossier locatif ;
• informations relatives à l’accueil à l’aéroport ou à l’installation.

Finalités : préparer un dossier locatif, rechercher des solutions de logement ou de garantie et accompagner l’installation en France.

4.7 Données administratives du quotidien

Peuvent être collectés :

• documents relatifs à la sécurité sociale ;
• carte Vitale ;
• assurance maladie ;
• complémentaire santé solidaire ;
• AME ;
• CAF ;
• aide au logement ;
• impôts ;
• numéro fiscal ;
• casier judiciaire ;
• courriers administratifs ;
• demandes de pièces ;
• justificatifs nécessaires aux démarches.

Finalités : accompagner les démarches administratives du quotidien demandées par le client.

4.8 Données relatives au paiement et à la facturation

Peuvent être collectés :

• identité du payeur ;
• adresse de facturation ;
• montant payé ;
• mode de paiement ;
• historique des paiements ;
• échéancier ;
• facture ;
• statut du règlement ;
• références de transaction.

MS Procédures ne doit pas conserver les données complètes de carte bancaire lorsque le paiement est traité par un prestataire sécurisé.

Finalités : gérer la facturation, les paiements, la comptabilité, les impayés éventuels et les obligations légales.

4.9 Données de navigation et statistiques

Peuvent être collectés, selon les outils utilisés :

• adresse IP ;
• type d’appareil ;
• navigateur ;
• pages consultées ;
• durée de navigation ;
• origine de la visite ;
• statistiques d’audience ;
• interactions avec le site ;
• préférences cookies.

Finalités : améliorer le site, sécuriser la navigation, mesurer l’audience, corriger les erreurs et optimiser l’expérience utilisateur.

4.10 Données marketing et prospection

Peuvent être collectés :

• nom ;
• prénom ;
• email ;
• téléphone ;
• préférences de contact ;
• historique de demandes ;
• source de contact ;
• consentement à recevoir des communications.

Finalités : envoyer des informations, actualités, offres, rappels ou contenus utiles, uniquement lorsque la réglementation le permet.

5. Données sensibles

Certaines démarches peuvent conduire MS Procédures à traiter des données sensibles au sens du RGPD.

Il peut notamment s’agir de données relatives :

• à la santé, dans le cadre d’un visa soins, d’un titre de séjour pour soins, d’une AME ou d’une démarche médicale ;
• à la situation familiale ;
• à la vie privée ;
• à l’origine ou à la nationalité ;
• à certaines convictions ou situations personnelles lorsque ces éléments sont strictement nécessaires à la démarche ;
• à une situation administrative précaire, une OQTF, une régularisation ou une demande de protection.

MS Procédures ne collecte des données sensibles que lorsque cela est strictement nécessaire à la démarche concernée, ou lorsque la personne concernée les transmet volontairement pour permettre l’accompagnement sollicité.

Lorsque le traitement repose sur le consentement explicite, MS Procédures peut demander au client de confirmer son accord par écrit ou via une case dédiée.

Le client peut retirer son consentement au traitement de données sensibles, sous réserve des conséquences que ce retrait peut avoir sur la possibilité d’exécuter la prestation demandée.

6. Données relatives aux mineurs

MS Procédures peut être amenée à traiter des données relatives à des mineurs, notamment dans le cadre :

• d’un projet d’études ;
• d’un dossier Parcoursup ;
• d’un visa mineur scolarisé ;
• d’un DCEM ;
• d’un regroupement familial ;
• d’un dossier familial ;
• d’une démarche administrative concernant un enfant.

Lorsque la démarche concerne un mineur, les informations doivent être communiquées par son représentant légal ou avec l’accord de celui-ci, sauf situation particulière prévue par la réglementation.

MS Procédures peut demander tout justificatif utile relatif à l’autorité parentale, à l’identité du représentant légal ou à l’accord des parents.

7. Identifiants de plateformes officielles

Dans certains cas, le client peut demander à MS Procédures une assistance technique sur une plateforme officielle ou un espace en ligne, par exemple :

• Campus France ;
• France-Visas ;
• VFS ;
• TLS ;
• ANEF ;
• démarches administratives en ligne ;
• plateformes d’écoles ou universités ;
• CAF ;
• assurance maladie ;
• impôts ;
• autres plateformes utiles à la démarche.

Les identifiants et mots de passe du client demeurent strictement personnels.

Lorsque le client autorise temporairement MS Procédures à utiliser ses identifiants pour l’aider dans une démarche, cette utilisation est limitée à l’exécution de la prestation demandée.

MS Procédures recommande au client de modifier son mot de passe après toute assistance technique ou de privilégier les outils de délégation lorsqu’ils existent.

MS Procédures ne doit pas conserver les mots de passe au-delà de ce qui est strictement nécessaire à l’accompagnement sollicité.

8. Bases juridiques des traitements

Selon les situations, MS Procédures traite les données personnelles sur les bases juridiques suivantes :

Exécution d’un contrat

Lorsque le traitement est nécessaire à l’exécution d’une prestation souscrite par le client : analyse du dossier, accompagnement, suivi, facturation, relation client.

Consentement

Lorsque la personne accepte volontairement certains traitements : demande de contact, prospection commerciale, cookies non essentiels, transmission de certaines informations sensibles lorsque cela est requis.

Consentement explicite

Lorsque le traitement porte sur certaines données sensibles, notamment des données de santé, et que le consentement explicite est nécessaire.

Obligation légale

Lorsque MS Procédures doit conserver certaines données pour respecter ses obligations comptables, fiscales, contractuelles ou réglementaires.

Intérêt légitime

Lorsque le traitement est nécessaire à la sécurité du site, à la prévention de la fraude, à la gestion des réclamations, à la preuve des prestations réalisées, à l’amélioration des services ou à la défense des droits de MS Procédures.

9. Finalités des traitements

Les données personnelles peuvent être traitées pour les finalités suivantes :

• répondre à une demande de contact ;
• créer un espace client ;
• identifier le profil de l’utilisateur ;
• analyser une situation ;
• préparer une proposition d’accompagnement ;
• exécuter une prestation souscrite ;
• organiser les documents ;
• vérifier la complétude apparente d’un dossier ;
• aider à préparer une candidature, un visa, un titre de séjour, une régularisation, une naturalisation, un regroupement familial, un logement ou une démarche administrative ;
• suivre les échanges ;
• gérer les paiements et factures ;
• gérer les réclamations ;
• améliorer les services ;
• assurer la sécurité du site ;
• respecter les obligations légales ;
• envoyer des informations ou communications lorsque cela est autorisé ;
• établir la preuve des prestations réalisées.

10. Caractère obligatoire ou facultatif des données

Certaines données sont indispensables pour traiter une demande ou exécuter une prestation. Elles peuvent être signalées par un astérisque ou demandées comme condition nécessaire à l’accompagnement.

En cas de refus de fournir certaines informations obligatoires, MS Procédures peut ne pas être en mesure :

• de répondre correctement à la demande ;
• d’analyser la situation ;
• de préparer le dossier ;
• d’exécuter la prestation ;
• de respecter les délais administratifs ;
• de proposer un accompagnement adapté.

Les informations facultatives permettent d’améliorer l’analyse et le suivi, mais ne sont pas toujours indispensables.

11. Destinataires des données

Les données personnelles peuvent être accessibles, dans la limite de leurs missions, aux personnes et entités suivantes :

• direction de MS Procédures ;
• collaborateurs habilités ;
• service client ;
• équipe administrative ;
• équipe chargée du suivi des dossiers ;
• prestataires informatiques ;
• hébergeur ;
• outils CRM ;
• prestataires de paiement ;
• partenaires strictement nécessaires à la prestation ;
• avocats partenaires lorsque le client accepte une mise en relation ;
• traducteurs ou prestataires spécialisés lorsque nécessaire ;
• administrations, plateformes, écoles, consulats, préfectures, bailleurs ou organismes compétents lorsque la transmission est nécessaire à la démarche et validée par le client.

MS Procédures ne vend pas les données personnelles de ses utilisateurs ou clients.

12. Sous-traitants et partenaires

MS Procédures peut recourir à des sous-traitants ou partenaires pour :

• l’hébergement du site ;
• la gestion de l’espace client ;
• la relation client ;
• le paiement ;
• l’envoi d’emails ;
• la sauvegarde des données ;
• la visioconférence ;
• la prise de rendez-vous ;
• la signature électronique ;
• la traduction ;
• l’accompagnement logement ;
• les solutions de garantie ;
• la mise en relation avec des professionnels habilités.

MS Procédures veille à ce que les sous-traitants traitent les données conformément aux instructions données et aux exigences applicables en matière de protection des données.

13. Transferts hors Union européenne

MS Procédures privilégie, lorsque cela est possible, l’hébergement et le traitement des données au sein de l’Union européenne ou dans des pays reconnus comme offrant un niveau de protection adéquat.

Toutefois, certains outils techniques, prestataires cloud, services de messagerie, CRM, outils de paiement ou solutions de communication peuvent impliquer des transferts de données hors de l’Union européenne.

Lorsque de tels transferts existent, MS Procédures veille à ce qu’ils soient encadrés par des garanties appropriées, notamment des clauses contractuelles types, des décisions d’adéquation ou tout autre mécanisme prévu par le RGPD.

La liste des principaux prestataires et lieux d’hébergement doit être précisée dans une version opérationnelle de cette politique.

14. Durées de conservation

MS Procédures conserve les données pendant une durée proportionnée aux finalités du traitement et aux obligations légales.

Prospects et demandes de contact

Les données peuvent être conservées jusqu’à trois ans à compter du dernier contact émanant du prospect, sauf opposition ou demande de suppression applicable.

Clients et dossiers accompagnés

Les données nécessaires à l’exécution d’une prestation peuvent être conservées pendant la durée de la relation contractuelle, puis archivées pendant la durée nécessaire à la preuve des prestations, à la gestion des réclamations et au respect des obligations légales.

Durée recommandée à valider : [par exemple 5 ans après la clôture du dossier, sauf obligation légale plus longue].

Données de facturation et comptabilité

Les factures, pièces comptables et documents liés aux obligations légales peuvent être conservés pendant la durée légale applicable, généralement dix ans pour les documents comptables.

Données de paiement

Les données nécessaires au paiement sont conservées pendant la durée strictement nécessaire à la transaction et, le cas échéant, jusqu’à la dernière échéance en cas de paiement échelonné.

Les données complètes de carte bancaire ne doivent pas être conservées par MS Procédures lorsque le paiement est traité par un prestataire sécurisé.

Données sensibles

Les données sensibles sont conservées uniquement pendant la durée nécessaire à la prestation ou jusqu’au retrait du consentement lorsque celui-ci constitue la base du traitement, sauf obligation légale ou nécessité de conservation pour la preuve des prestations.

Données marketing

Les données utilisées à des fins de prospection peuvent être conservées jusqu’au retrait du consentement ou, pour les prospects, jusqu’à trois ans après le dernier contact.

Cookies et statistiques

Les durées de conservation liées aux cookies sont précisées dans la politique cookies ou le bandeau de consentement.

15. Sécurité des données

MS Procédures met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles raisonnables pour protéger les données personnelles.

Ces mesures peuvent inclure :

• accès limité aux personnes habilitées ;
• mots de passe sécurisés ;
• authentification renforcée lorsque possible ;
• sauvegardes ;
• chiffrement ou sécurisation des échanges lorsque possible ;
• utilisation de connexions sécurisées ;
• limitation des accès internes ;
• sensibilisation des personnes intervenant sur les dossiers ;
• archivage contrôlé ;
• suppression ou anonymisation lorsque nécessaire ;
• gestion des incidents de sécurité.

En cas de violation de données personnelles présentant un risque pour les droits et libertés des personnes, MS Procédures prendra les mesures nécessaires conformément à la réglementation applicable, notamment en informant la CNIL et, lorsque cela est requis, les personnes concernées.

16. Droits des personnes concernées

Conformément à la réglementation applicable, les personnes concernées disposent des droits suivants :

Droit d’accès

Vous pouvez demander à savoir si MS Procédures traite des données vous concernant et obtenir une copie de ces données.

Droit de rectification

Vous pouvez demander la correction des données inexactes ou incomplètes.

Droit à l’effacement

Vous pouvez demander la suppression de vos données dans les cas prévus par la réglementation.

Droit à la limitation du traitement

Vous pouvez demander la suspension temporaire de certains traitements dans les cas prévus par le RGPD.

Droit d’opposition

Vous pouvez vous opposer à certains traitements, notamment à la prospection commerciale.

Droit à la portabilité

Lorsque les conditions sont réunies, vous pouvez demander à recevoir les données que vous avez fournies dans un format structuré et couramment utilisé.

Droit de retrait du consentement

Lorsque le traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment.

Directives post-mortem

Vous pouvez définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.

17. Modalités d’exercice des droits

Pour exercer vos droits, vous pouvez contacter MS Procédures :

Email : contact@ms-procedures.com

Adresse postale : 14 rue Xavier Privas, 75005 Paris

La demande doit préciser le droit exercé et permettre d’identifier clairement la personne concernée.

MS Procédures peut demander une pièce d’identité lorsque cela est nécessaire pour vérifier l’identité du demandeur.

MS Procédures répondra dans le délai légal applicable, en principe un mois à compter de la réception de la demande complète. Ce délai peut être prolongé lorsque la demande est complexe ou lorsqu’un grand nombre de demandes est reçu, conformément au RGPD.

18. Droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés ou que le traitement de vos données n’est pas conforme à la réglementation, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL.

CNIL — Commission nationale de l’informatique et des libertés
Site internet : https://www.cnil.fr

19. Prospection commerciale

MS Procédures peut envoyer des informations, actualités, offres ou contenus utiles aux personnes ayant consenti à recevoir de telles communications ou lorsque la réglementation le permet.

Vous pouvez vous opposer à tout moment à la réception de communications commerciales :

• en cliquant sur le lien de désinscription lorsqu’il existe ;
• en répondant au message ;
• en contactant MS Procédures à l’adresse indiquée dans la présente politique.

MS Procédures ne vend pas vos données à des tiers à des fins de prospection commerciale.

20. Données communiquées par un parent, proche ou partenaire

Lorsque des informations sont communiquées par un parent, un proche, un tuteur, un partenaire ou un apporteur d’affaires au sujet d’une autre personne, la personne qui transmet ces informations garantit qu’elle dispose d’un fondement légitime pour le faire.

MS Procédures peut demander l’accord de la personne concernée avant de poursuivre l’accompagnement ou d’échanger sur le dossier avec un tiers.

Dans le cas d’un étudiant majeur, les échanges avec un parent ou un proche nécessitent l’accord de l’étudiant ou de la personne concernée.

21. Exactitude des informations transmises

Le client ou utilisateur est responsable de l’exactitude, de la sincérité, de la complétude et de l’actualité des informations et documents transmis à MS Procédures.

MS Procédures ne peut être tenue responsable des conséquences liées à la transmission de données inexactes, incomplètes, obsolètes, falsifiées ou trompeuses.

La transmission de faux documents ou de fausses informations peut entraîner la suspension ou la cessation de l’accompagnement, sans préjudice des conséquences administratives ou judiciaires éventuelles.

22. Mise à jour de la politique de confidentialité

MS Procédures peut modifier la présente politique de confidentialité afin de tenir compte :

• des évolutions légales ou réglementaires ;
• des recommandations de la CNIL ou des autorités compétentes ;
• de l’évolution de ses services ;
• de l’évolution de ses outils techniques ;
• de l’évolution de ses prestataires ou sous-traitants.

La version publiée sur le site est celle applicable à la date de consultation.

Les utilisateurs sont invités à consulter régulièrement cette politique.

23. Contact

Pour toute question relative à la présente politique ou au traitement de vos données personnelles, vous pouvez contacter MS Procédures :

Email : contact@ms-procedures.com

Adresse postale : 14 rue Xavier Privas, 75005 Paris

Site internet : https://ms-procedures.com

Clause courte à insérer sous les formulaires

En envoyant ce formulaire, vous acceptez que MS Procédures traite les informations transmises afin d’analyser votre demande, vous recontacter et, le cas échéant, vous proposer un accompagnement adapté. Certaines informations sont nécessaires pour traiter votre demande. Vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, d’opposition, de limitation et, lorsque applicable, de portabilité de vos données. Pour exercer vos droits, contactez MS Procédures à l’adresse : [à compléter].

Clause spécifique données sensibles

Certaines démarches peuvent nécessiter le traitement de données sensibles, notamment des données relatives à la santé, à la situation familiale, à la situation administrative ou à des éléments personnels nécessaires à l’analyse du dossier. Ces données sont traitées uniquement lorsque cela est nécessaire à l’accompagnement demandé et avec les garanties prévues par la réglementation applicable. Lorsque la loi l’exige, votre consentement explicite pourra être recueilli.

Clause spécifique espace client

Les identifiants de connexion à votre espace MS Procédures sont personnels et confidentiels. Vous êtes responsable de leur conservation et de leur utilisation. En cas de suspicion d’accès non autorisé, vous devez informer MS Procédures dans les meilleurs délais.

Clause spécifique plateformes officielles

Lorsque vous demandez à MS Procédures de vous assister sur une plateforme officielle, vous demeurez responsable des informations déclarées et des documents transmis. Les identifiants des plateformes officielles restent strictement personnels. Toute assistance réalisée par MS Procédures est limitée à l’accompagnement administratif et technique demandé.

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